01-05

Накази з основної діяльності закладу

До ліквідації закладу,

ст. 16

01-06

Накази з кадрових питань (особового складу) закладу

75    Років¹

ст. 16а

¹ На­ді­с­ла­ні до ві­до­ма – доки не мине потреба

01-07

Колективний договір

До заміни новим,

ст. 395-б

01-08

Правила внутрішнього трудового розпорядку закладу

1 рік¹

ст. 397

¹ Після зміни новими

01-09

Документи (акти, приписи, доповідні записки, довідки) комплексних перевірок з основних (профільних) питань діяльності закладу.

10 р.

ст. 76а

01-10

До­ку­мен­ти (до­від­ки, до­по­ві­д­ні за­пи­с­ки, зві­ти, листи) про ви­ко­нан­ня рішень (приписів), про­по­зи­цій за ре­зуль­та­та­ми об­сте­жень, пе­ре­ві­рок і ревізій

5 р.

ст. 81

01-11

Документи (акти, додатки, тощо) прийому та передачі справ при зміні керівника закладу

До ліквідації ст.45 а

01-12

Документи (звіти, аналітичні  довідки, таблиці) щорічного звітування керівника закладу

До ліквідації закладу,

ст. 296а

01-13

Документи особової справи вихованців (копії свідоцтва про народження, довідка про місце реєстрації, тощо), що подаються при зарахуванні дітей у заклади дошкільної освіти

1 р.¹

П. 4.18

¹ Після вибуття дитини з закладу (наказ Міністерства освіти і  науки, молоді та спорту  України від 01.10.2012

№ 1059 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у дошкільних навчальних закладах»)

01-14

Документи щодо  внутрішньої  системи забезпечення якості освіти в закладі.

До заміни новим,

ст. 20-б

01-15

Планово-прогностичні документи (план розвитку закладу, план роботи на навчальний рік та оздоровчий період)

5 р.,

cт. 157а

01-16

Паспорти закладу (закладу, харчоблоку, безпеки, тощо).

1 р.²

ст. 541

² Після заміни новими

01-17

Посадові та робочі інструкції працівників закладу

5 р.¹

ст.43

¹ Після заміни новими

01-18

Статистична звітність про діяльність закладу

До ліквідації закладу

ст.302 б

ЕД

01-19

Правила, положення, інструкції, що стосуються діяльності закладу

До заміни новими,

ст. 20б

01-20

Протоколи виробничих нарад, нарад при керівнику, загальних зборів трудового колективу  закладу

5 рік,

ст. 13

01-21

Протоколи засідань педагогічної ради закладу

10 років,

ст. 14-а

01-22

Протоколи (загальних зборів трудового колективу, батьківських зборів) закладу

До ліквідації закладу,

ст.12-а

01-23

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду.

5р.¹

ст. 82

¹ У разі неодноразового звернення – 5 р. після останнього розгляду.

01-24

Направлення  управління освіти і науки на зарахування вихованців до закладу

3 р.

П. 4.18

наказ Міністерства освіти і  науки, молоді та спорту  України від 01.10.2012

№ 1059 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у дошкільних навчальних закладах»)

01-25

Контрольно-візитаційна книга закладу

Доки не мине потреба

Строк зберігання встановлено на засіданні ЕК 

01-27

Журнал прибуття (вибуття) дітей у закладі

10 р.

ст. 525 є

01-28

Книги відомостей про дітей та їхніх батьків (у розрізі груп закладу).

10 р.

ст. 525 є

01-29

Журнал реєстрації наказів з основної діяльності закладу

До ліквідації закладу,

ст. 121а

01-30

Журнал реєстрації наказів  з кадрових питань

75    р.

ст. 121б

01-31

Журнал реєстрації посадових та робочих інструкцій

5 р.*

ст.43

^*Після заміни новими

01-32

Журнал реєстрації звернень громадян

5 років

 ст.124

01-33

Журнал обліку повідомлень про жорстоке поводження з дітьми

5 років

ст.124

01-34

Журнал реєстрації вхідної документації

3 р.

ст.122

01-35

Журнал реєстрації вихідної документації

3 р.

ст.122

01-36

Журнали щоденного відвідування дітьми груп (у розрізі кожної вікової групи)

5 років
ст. 590

01-37

Матеріали контролю за діяльністю закладу.

10 р.

ст. 76а

01-38

01-36

0.2. Організація кадрової роботи

02-01

Документи (протоколи, заяви, списки) з тарифікації  працівників закладу

25 років

ст.415

02-02

Документи (по­дан­ня, кло­по­тан­ня, ха­ра­к­те­ри­с­ти­ки, ав­то­бі­о­г­ра­фії, осо­бові листки з обліку кадрів, ви­тя­ги з рі­шень тощо) про представлення на нагородження працівників державними, відомчими, регіональними нагородами.

75 років
ст. 654б

02-03

До­ку­мен­ти (ха­ра­к­те­ри­с­ти­ки, ате­с­та­цій­ні листи, висновки тощо) про про­ве­ден­ня ате­с­та­цій і вста­но­в­лен­ня ква­лі­фі­ка­ції

75 р.^1,2

 ст. 637

¹ Зберігаються в особових справах

² Ті, що не увійшли до особових справ -5р.

02-04

Документи (до­по­ві­ді, до­по­ві­д­ні за­пи­с­ки, до­від­ки, відомості, заяви, плани, списки) про підвищення кваліфікації та курсову перепідготовку педагогічних кадрів

5 років
ст. 537

02-05

Документи (списки персонального військового обліку, копії військово-облікових документів, звіти, тощо) по військовозобов'язаних.

3 р.⁴

ст.525л

⁴Після звільнення

02-06

Штатний розпис закладу та зміни до них

75 років

ст. 37а

02-07

Особові справи працівників закладу дошкільної освіти

75 років* ст.493 в

^*Після звільнення

02-08

Особові картки працівників закладу дошкільної освіти

75 років* ст.499

^*Після звільнення

02-09

Трудові книжки працівників закладу дошкільної освіти

До запитання, не затребувані -не менше

50 років

ст.508

02-10

Книга обліку особового складу працівників.

75 років ст.528

02-11

Графіки надання відпусток, заяви, листування про використання відпусток

1 р.

ст. 515

02-12

Протоколи засідань, рішення атестаційної комісії.

5 р.,

ст. 636

02-13

Журнал обліку заохочень

3 р.

ст. 22

02-14

Журнал реєстрації та видачі посадових інструкцій працівників закладу

3 р.

ст. 22

02-15

Журнал обліку руху трудових книжок і вкладок до них

50 років

ст.530 а

02-16

02-17

02-18

03. Організація освітньої діяльності

03-01

Нормативно-правові документи щодо організації науково-методичної роботи (копії)

Доки не мине потреба

          ЕД      Строк зберігання встановлено на засіданні ЕК 

03-02

Документи з організації освітньої діяльності (режим дня, розклад занять, графіки роботи спеціалістів, тощо) закладу.

Доки не мине потреба

Строк зберігання встановлено на засіданні ЕК 

03-03

Документи (матеріали проведених семінарів, конспекти занять; програми святкових заходів; матеріали з досвіду роботи, експериментальних досліджень) відкритих заходів.

Доки не мине потреба

Строк зберігання встановлено на засіданні ЕК 

03-04

Документи (довідки, доповідні записки) про стан освітньої  і методичної роботи та заходи щодо її вдосконалення.

10 р.

П.4.18

наказ Міністерства освіти і  науки, молоді та спорту  України від 01.10.2012

№ 1059 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у дошкільних навчальних закладах»

03-05

Документи (доповіді, інформації, тощо) педагогічних рад закладу.

Доки не мине потреба

Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК 

03-06

Документи моніторингу(тексти (ключі) тестових методик, опитувальники, анкети, результати обстежень) рівня компетентностей дітей. 

До заміни новими

Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК 

03-07

Документи щодо організації інклюзивного  навчання в закладі (накази, положення, протоколи засідання команди супроводу, щоденники спостережень, тощо)

5 р.,

ст. 722

03-08

Документи щодо освітньої траєкторії дітей  ООП (Індивідуальні програми розвитку дітей з особливими освітніми потребами, індивідуальні навчальні плани, графіки занять, тощо)

3 роки
ст. 556, 557

03-09

Картотека (матеріалів, обладнання, публікацій періодичних освітніх видань, психолого-педагогічної, методичної літератури, передового педагогічного досвіду) методичного кабінету закладу.

3 р.

ст. 123

03-10

Картотеки методичних розробок (конспекти різних видів роботи з дітьми, сценарії музичних свят тощо) груп та кабінетів спеціалістів.

До заміни новими

Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК 

03-11

Книга обліку (посібників, ігрового, дидактичного обладнання тощо) оснащення методичного кабінету

3 р.,

ст. 809

03-12

Інструментарій за напрямами діяльності спеціалістів (бланки, опитувальники, тести психодіагностичних методик, зразки корекційних програм, тощо)

Доки не мине потреба

Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК 

03-13

Плани роботи педагогічних працівників закладу (вихователя методиста, вихователів, асистента-вихователя музичного керівника, інструктора з фізкультури, психолога, та ін.)

3 роки
ст. 556, 557

03-15

Журнал реєстрації консультацій

1 р.,

ст. 634

03-17

Журнал обліку корекційних занять, (психолога, вчителя-дефектолога  соціального педагога) спеціалістів.

5р.,

ст. 402

¹ За умови завершення ревізії

03-18

Матеріали аналізу освітньої  діяльністю педагогічних працівників.

10 р.

ст. 76а

03-19

Матеріали з освітніх напрямів БКДО

До заміни новими

Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК 

0.4. Організація фінансово-господарські діяльність

04- 01

Документи (тарифікаційні списки, склад тарифікаційної комісії, накази тощо) щодо тарифікації працівників ліцею

25 років

ст. 415

04-02

Табелі обліку використання робочого часу.

3р.,

ст. 402

¹ За умови завершення ревізії

04-03

Гра­фі­ки ро­бо­чо­го ча­су (змін­ність, без­пе­рер­в­на діяльність тощо)

3 р.¹,

ст. 391

¹ Після заміни новими

04-04

Кошториси адміністративно-господарських та управлінських видатків

5 р.,

ст. 194

04-05

Книга обліку господарського майна та товарно-матеріальних цінностей

5 р.¹,

ст. 351

¹ За умови завершення ревізії

04-06

Книга реєстрації актів списання матеріальних цінностей

5 р.¹,

ст. 351

¹ За умови завершення ревізії

04-07

Документи (протоколи інвентаризаційної комісії, інвентарні описи, акти інвентаризації, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів матеріальних цінностей.

5 р.¹,

ст. 345

¹ За умови завершення ревізії

04-08

Документи (акти, накладні, листування тощо) щодо залучення і використання позабюджетних коштів

5 р. ст.222

04-09

До­ку­мен­ти (пла­ни, зві­ти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки) до­ку­мен­таль­них ре­ві­зій, перевірок та аудиту фінансово-господарської ді­я­ль­но­с­ті.

5 р.

ст. 341

04-10

Лімітні довідки та розрахунки до них.

10 р.

ст.178

04-11

Приймально-здавальні акти з усіма додатками (паперові, електронні носії) матеріально-відповідальних осіб

3 р.¹,

ст. 45б

¹ Після зміни відповідальних та матеріально-відповідальних осіб

04-12

Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки, тощо) про приймання виконаних робі

5 р.¹
ст. 335

¹ Документи, пов’язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого.

04-13

Документи (журнали, звіти, інформації тощо) щодо використання енергоносіїв

5 р.¹
ст. 1904

¹ За умови завершення ревізії

04-14

Схеми інженерних мереж

До ліквідації закладу

ст. 458

04-15

Акти перевірок електромереж, заземлення, обладнання механізмів та пристроїв

3 р.

ст. 1875

05. Охорона праці, пожежна безпека

05-01

Закони та інші акти Верховної ради України, постанови Кабінету Міністрів України, накази з питань охорони праці та пожежної безпеки (копії)

Доки не мине пореба¹

ст.1-б, 3-б

¹ Що стосується діяльності закладу

05-02

Інструкції з охорони праці, пожежної безпеки, цивільного захисту для всіх професій і видів робіт.

До заміни новими ст.20

05-03

Журнал реєстрації та видачі інструкцій з охорони праці у закладі дошкільної освіти.

3 р.

ст. 122

05-04

Документи (умови, програми, протоколи, рекомендації) з питань  навчання й перевірки знань з охорони праці та безпеки життєдіяльності працівників закладу.

3 р.

ст. 442

05-05

Протоколи засідання комісії з перевірки знань з охорони праці та безпеки життєдіяльності працівників закладу.

5 р.

ст. 436

05-06

Плани заходів (охорона праці, пожежної безпеки, цивільного захисту)

1 р.

ст.161,1190

05-07

Документи (акти, довідки, протоколи) про дотримання або порушення санітарних, протипожежних, тощо норм чинного законодавства

5 р.

ст. 434, 435

05-08

Акти про технічний і санітарний стан приміщень та території закладу.

3 р.

ст. 1053

05-09

Акти перевірок готовності закладу до нового навчального року

5 р. ст. 1053, 1561

05-10

Документи (акти, висновки, протоколи) про розслідування нещасних випадків з працівниками, вихованцями та  нещасних випадків невиробничого характеру

45 р. ЕПК¹

ст. 453

¹ Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами – постійно.

05-11

Журнал обліку первинних засобів пожежогасіння

3 р.

ст. 122

05-12

До­ку­мен­ти (про­то­ко­ли, рішення, переліки стандартів і норм, переліки та плани робочих місць, ви­снов­ки, ак­ти, кар­т­и умов праці тощо) з пи­тань атес­та­ції ро­бо­чих місць на відповідність нормативно-правовим актам з охорони праці

75 р.

ст.450

05-13

Журнал вступного інструктажу з питань охорони праці

10 р.¹

ст. 481

¹ Після закінчення журналу

05-14

Журнал інструктажів з питань охорони праці (первинний, повторний, цільовий, позаплановий) на робочому місці

10 р.¹

ст. 482

¹ Після закінчення журналу

05-15

Журнал  реєстрації нещасних випадків з працівниками

45 р.¹

ст. 477

¹ Після закінчення журналу

05-16

Журнал реєстрації нещасних випадків з вихованцями

45 р.¹

ст. 477

¹ Після закінчення журналу

05-17

Журнал обліку нещасних випадків невиробничого характеру

45 р.¹

ст. 477

¹ Після закінчення журналу

05-18

Журнал реєстрації мікротравм з вихованцями

3 р.

ст. 457

05-19

Журнал реєстрації інструктажів з питань цивільного захисту, пожежної безпеки та дій у надзвичайних ситуаціях.

10 р.¹

ст. 482

¹ Після закінчення журналу

05-20

План евакуації учнів /вихованців/ на випадок виникнення надзвичайних ситуацій

До заміни новим

ст.20

05-21

Документи (накази, довідки, доповідні записки, звіти) про виконання приписів, постанов і розпоряджень з охорони праці,  пожежної безпеки, санітарних норм.

5 р.,

ст. 437, 1180

05-22

До­ку­мен­ти (до­по­ві­ді, огля­ди, до­від­ки) про стан бу­ді­влі і при­мі­щень закладу

3 р.,

ст. 1048, 1054, 1079

05-23

План-схеми дій особового складу у надзвичайних ситуаціях

Доки не мине потреба

ст.1193

06. Організація харчування дітей та дотримання системи НАССР

06-01

Журнал обліку пільгових категорій дітей в закладі

3 р.

ст. 122

06-12

Примірне чотиритижневе меню

1 рік ¹

П 5.19

¹ Спільний наказ Міністерства освіти і науки України Міністерства охорони здоров’я України від 05.06.2006 року №298/227 «Про затвердження Інструкції з організації харчування дітей у дошкільних навчальних закладах

06-03

Картотека страв

До заміни новими

06-04

Перспективне меню

1 рік ¹

П 5.19

06-05

Зошит обліку відходів

2 роки.

П 5.19

06-06

Журнал бракеражу сирих продуктів

1 рік ¹

П 5.19

06-07

Журнал бракеражу готової продукції

1 рік

П 5.19¹

(інструкції)

ст.1988

06-08

Журнал обліку виконання норм

харчування

1 рік ¹

П 5.19

06-09

Журнал обліку здоров’я працівників

харчоблоку

1 рік ¹

П 5.19

06-10

Журнал антропометрії

1 рік ¹

П 5.19

06-11

Книга складського обліку продуктів

2 роки ¹

П 5.19

06-12

Журнал замовлення продуктів

1 рік ¹

П 5.19

06-13

Акти комісії з бракеражу продуктів харчування та продовольчої сировини

1 рік ¹

П 5.19

06-14

Журнал реєстрації актів комісії з бракеражу продуктів харчування та продовольчої сировини

1 рік ¹

П 5.19

06-15

Супровідні документи на продукти харчування та продовольчої сировини, які надходять до закладу

Доки не мине потреба

*Строк зберігання встановлено на засіданні ЕК

Протокол №

00.00.20_

06-16

Документи (протоколи, графіки, інструкції), що забезпечує дотримання вимог програм-передумов НАССР

10р.

ст.1730а

06-17

Журнал проведення заходів дезінсекції та дератизації

Доки не мине потреба

*Строк зберігання встановлено на засіданні ЕК

Протокол №

00.00.20_

06-18

Матеріали оперативного контролю

Доки не мине потреба

*Строк зберігання встановлено на засіданні ЕК

Протокол №

00.00.20_

07. Організація медичного обслуговування дітей

07-01

Особові медичні книжки працівників закладу дошкільної освіти

5 р.²

721в

² Після звільнення

07-02

Журнал руху особистих медичних книжок працівників закладу

3 роки

122 ст

07-03

До­ку­мен­ти (пла­ни, до­від­ки, кар­т­ки, спи­с­ки, гра­фі­ки, листи) про пе­рі­о­ди­ч­ні ме­ди­ч­ні огля­ди.

3 роки

ст.707

07-04

Особові медичні справи дітей (медична карта дітей ф. 086/о, карта профілактичних щеплень 063/о, листок здоров’я, довідки, рекомендації тощо)

1 р.¹

П. 4.18

¹ Після вибуття дитини з закладу (наказ Міністерства освіти і  науки, молоді та спорту  України від 01.10.2012

№ 1059 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у дошкільних навчальних закладах»)

07-05

Журнал руху особових медичних справ дітей.

3 роки

ст. 122

07-06

Табель відвідування дітьми закладу

3 р.

П.4.18

наказ Міністерства освіти і  науки, молоді та спорту  України від 01.10.2012

№ 1059 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у дошкільних навчальних закладах»)

07-07

Журнал розподілу дітей на групи для занять з фізкультури.

Доки не мине потреба¹

¹Строк зберігання встановлено на засіданні ЕК

Протокол №

00.00.20_

07-08

Журнал обліку роботи з гігієнічного виховання (ф. 038/о)

3 роки

122 ст

07-09

Документи (протоколи довідки, тощо) медико-педагогічного контролю за фізичним розвитком дітей.

Доки не мине потреба¹

¹Строк зберігання встановлено на засіданні ЕК

Протокол №

00.00.20_

07-10

Документи (матеріали проведених семінарів, консультацій, бюлетені, інформації тощо) щодо роботи з гігієнічного виховання

До  заміни новим¹

¹Строк зберігання встановлено на засіданні ЕК

Протокол №

00.00.20_

07-11

Журнал огляду на педикульоз та шкірні захворювання вихованців.

3 роки

ст. 745 

07-12

Журнал обліку інфекційних захворювань

3 роки

ст. 745

07-13

Журнал обліку отримання і використання засобів дезинфекції

До  заміни новим¹

¹Строк зберігання встановлено на засіданні ЕК

Протокол №

00.00.20_

07-14

Журнал ізолятора

До  заміни новим¹

¹Строк зберігання встановлено на засіданні ЕК

Протокол №

00.00.20_

07-15

Журнал режиму кварцування

До  заміни новим¹

¹Строк зберігання встановлено на засіданні ЕК

Протокол №

00.00.20_

07-16

Документи (чек-листи, карти, акти, тощо) з  оперативного контролю за санітарним станом приміщення

До  заміни новим¹

¹Строк зберігання встановлено на засіданні ЕК

Протокол №

00.00.20_

08. Охорона дитинства

08-01

Нормативно-правові документи з питань охорони дитинства (копії) з питань охорони та соціального захисту дитинства (копії).

До заміни новими

ст. 20-б

ЕД

08-02

Соціальний паспорт закладу дошкільної освіти

1 рік²

ст. 541

² Після  заміни новим

08-03

Документи (копії наказів, довідки, інформації тощо) щодо профілактики дитячого травматизму

5 років
ст. 44-б, 

08-04

Листування з органами і службами, причетними до захисту прав дітей з загальних питань (копії)

Доки не мине потреба

Строк зберігання встановлено на засіданні ЕК

Протокол №

00.00.20_

08-05

Документи (звіти, довідки, інформації) щодо організації харчування дітей в закладі дошкільної освіти

5 років
ст. 44-б,

08-06

Документи (інструкції, плани заходів, копії: наказів, положення), щодо запобігання і протидію насильству та жорстокому поводженню з дітьми в закладі.

До заміни новими¹

¹Строк зберігання встановлено на засіданні ЕК

Протокол №

00.00.20_

08-07

Журнал реєстрації фактів виявлення (звернення) про вчинення домашнього насильства, насильства за ознакою статі, булінгу, жорстокого поводження з дітьми або загроза його вчинення.

5 р.

ст. 124

09. Експертна комісія

09-01

Номенклатура справ закладу дошкільної освіти

5 р.,

ст. 112-а

Після заміни новою та за умови складення зведеного опису справ

09-02

Положення про експертну комісію дошкільного навчального закладу

До заміни новим,

ст. 20-б

09-03

Протоколи засідання експертної комісії закладу дошкільної освіти

Доки не мине потреба,

ст. 15

09-04

План роботи експертної комісії закладу дошкільної освіти

5 р.,

cт. 157

09-05

Книги реєстрації протоколів засідань експертної комісії закладу

10 р.,

ст. 14-а

10. Архів

10-01

Положення про архів закладу дошкільної освіти

До заміни новим,

ст. 20-б

10-02

План роботи архіву закладу дошкільної освіти

5 р.,

cт. 157

10-03

Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання

3 р.,

cт. 137-б

Після знищення справ

10-04

Описи справ з кадрових питань

3 р.,

cт. 137-б

Після знищення справ

СХВАЛЕНО

Протокол засідання

експертної комісії закладу

від ___________       №_____

Голова ЕК _______  __________________

                  (підпис)   (ініціали, прізвище)

    ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

експертної комісії управління  освіти і науки

Тернопільської міської ради

 від ___________       №_____

Голова ЕК _______    __Галина  БУЯК_____

                    (підпис)        (ініціали, прізвище)